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【企業担当者必見】社宅を退去するときの原状回復費用は誰が負担するの？
社員に提供する目的で賃貸物件を借りる場合、礼金や敷金などの初期費用は企業が負担することが一般的です。
それでは、社宅から社員が退去する際に発生する原状回復費用は、企業と社員のどちらが負担するべきでしょうか。この記事では、原状回復費用とはどのようなものか、企業と社員のどちらが負担すべきかなどについて解説します。
- 目次
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そもそも原状回復費用とは？
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原状回復費用は会社と従業員のどちらが支払うの？
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社宅管理規定を作成するときに考慮すべき3つのポイント
- 社宅は借上・社有のどちらか
- 社宅への入居は従業員・企業どちらの都合か
- 福利厚生を目的として社宅制度を導入しているか
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トラブル回避のためにも！社宅管理規定を定めよう
そもそも原状回復費用とは？
原状回復費用とは、借りていた物件を退去する際、部屋をきれいな状態に戻すためにかかる費用を指します。借主が入居時に支払った敷金から修復費用が差し引かれ、それでも足りないときは不足分を請求されるのが一般的です。
基本的に、賃貸住宅を借りたときは原状回復義務を負います。もちろん、企業が借上社宅として物件を借りた場合も同様です。
なお、「原状回復」を「借りたときの状態に戻すこと」と認識している人がいますが、これは正しくありません。
原状回復とは、故意や過失、善管注意義務違反、通常の使用方法以外の使い方によって発生した損耗を復旧することを意味します。善管注意義務とは、「一般に要求される程度に注意する義務がある」という意味です。
「家具を設置したことで床に跡がついた」など、通常の生活をしていて発生する損耗や経年劣化の修復に関しては、借主に責任はありません。この場合、復旧にかかる費用を負担するのは貸主です。
一方、必要なお手入れや正しい使い方をしなかったことで発生した傷や傷みは借主が費用を負担しなければなりません。たとえば、「こぼした飲み物を片付けずに長く放置し、床の一部が腐食した」「壁を故意に殴って穴を開けた」といったケースです。
原状回復費用は会社と従業員のどちらが支払うの？
借上社宅の場合、契約している企業と退去する社員のどちらが原状回復費用を負担するのか、法律では特に決まっていません。そのため、企業と社員のどちらが原状回復費用を払うか揉めることはしばしばあります。
福利厚生の意味もあり、よほど入居者のほうに過失があったり故意に破損したりした状況でなければ、企業が負担することが一般的です。ただし、故意や過失の度合によっては社員に負担させるケースもあるでしょう。
退去時にトラブルを招かないためにも、あらかじめ社宅管理規定を作成しておくことが大切です。規定によって、具体的にどのようなケースでは社員の負担になるのか、どこまでなら企業が負担するのかを明確にしておきましょう。
社宅管理規定を作成するときに考慮すべき3つのポイント
社内規定作成にあたって、特に注意したい3つのポイントについて解説します。
社宅は借上・社有のどちらか
社宅管理規定を作成する際には、社宅が借上社宅なのか、社有社宅なのかを考慮することが必要です。
借上住宅とは、企業が賃貸物件を契約し、そこに社員が入居する形態を指します。一方、社有社宅は企業が所有する物件を社員に社宅として提供している形です。
社有社宅の場合、企業は物件の固定資産税や修繕費を負担しなければなりません。そこで、企業によっては社員の退去時に費用を徴収し、固定資産税などの支払いに充てるケースもみられます。
社宅への入居は従業員・企業どちらの都合か
社宅への入居が企業と社員のどちらの都合によるものなのかについても、考慮が必要です。
たとえば、地方にある営業所を閉鎖したため、そこに勤務する社員を遠方の事業所に再配置して社宅に入ってもらったケースなどは会社都合にあたります。会社都合で入居した場合は、社員の負担軽減のため、原状回復費用は企業持ちになることが一般的です。
一方、社員都合による入居の場合は、故意・過失によって傷みが発生した場合の原状回復費用は当人が負担するよう取り決めてもよいでしょう。
福利厚生を目的として社宅制度を導入しているか
社宅制度の導入目的がどのようなものなのかも、大切なポイントです。
たとえば、社宅関連費用は経費として計上できることから、節税が目的で社宅制度を導入している企業もあるでしょう。企業の節税が目的のケースでは、退去費用の一部を社員に負担させても違和感はありません。
一方、社員の福利厚生を目的として社宅制度を導入している企業も多いです。目的が福利厚生の場合、社員に費用を負担させると、導入意図との齟齬が生じます。従業員に原状回復費用を負担させることは、適切な判断とは言い難いでしょう。
トラブル回避のためにも！社宅管理規定を定めよう
社宅は、社員が退去する際に原状回復費用に関してトラブルが起こりやすい傾向にあります。そのため、ポイントを押さえて社宅管理規定を作成し、企業と社員の負担区分を明確にしておきましょう。
なお、社宅退去後は、ウィークリーマンションも有力な選択肢の1つです。
ウィークリーマンションを選ぶ際は、全国をカバーする「ウィークリーマンションドットコム」を利用するとよいでしょう。
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